PENGELOLAAN KEARSIPAN DINAMIS PADA KANTOR KECAMATAN AMUNTAI UTARA KABUPATEN HULU SUNGAI UTARA

Abstract

Penelitian kualitatif deskriptif ini bertujuan untuk mengevaluasi tata kelola arsip dinamis di Kantor Kecamatan Amuntai Utara, Kabupaten Hulu Sungai Utara, yang selama ini menghadapi kendala operasional akibat keterbatasan fasilitas penyimpanan, ketiadaan tenaga fungsional arsiparis, serta lemahnya sistem pengodean berkas. Proses pengumpulan data dilakukan melalui wawancara mendalam, observasi langsung, dan studi dokumentasi terhadap sepuluh informan yang dipilih secara sengaja, lalu dianalisis melalui tahapan reduksi, penyajian, hingga penarikan kesimpulan dengan uji keabsahan menggunakan metode triangulasi serta perpanjangan pengamatan di lapangan. Hasil studi mengindikasikan bahwa efektivitas manajemen dokumen di instansi tersebut berada pada kategori cukup baik; meskipun proses penciptaan dan pemusnahan warkat dinilai optimal berkat dukungan penuh dari pihak pimpinan, namun aspek pelatihan berkala, ketersediaan prasarana fisik, serta implementasi standar operasional prosedur masih sangat minim. Hambatan utama yang krusial ditemukan pada sistem klasifikasi dan pelabelan yang kurang teratur, sehingga memicu risiko kerusakan berkas dan menghambat kecepatan penemuan kembali dokumen penting saat dibutuhkan. Oleh sebab itu, instansi disarankan untuk segera menempatkan aparatur berlatar belakang kearsipan, meningkatkan disiplin kerja pegawai dalam merapikan dokumen, serta menyelenggarakan diklat teknis secara berkelanjutan demi mewujudkan administrasi publik yang aman, efisien, dan akuntabel.